添付ファイルを送る前に
就職活動を行うにあたっていまや欠かせないインターネットと電子メール。
表情を伝えられる電話や面接試験と違って、eメールは文章表現と言葉の使い回しによってあなたの印象が形作られます。
といったように、文章からある程度判断されてしまうメールですから、メールを書くときには文章の要点をまとめて、簡潔に分かりやすくする事が大切です。
また、返事を書きやすいように質問の要点をはっきりとさせておくことも必要です。
曖昧な質問を送ったとしても、期待する回答が来ないことにもなりかねませんので、知りたいこと、質問したいことを明確に書いてあげることも必要だと思います。
ダラダラと長い文章。
返事を書くのに時間がかる、困るような内容などのメールは担当者に対して決して良い印象を与えませんので、注意しましょう。
就職活動のメールマナーで注意するポイントとして、次にあげるのは「添付ファイル」に関してです。
添付ファイルの送り方も、メールマナーが問われるところです。
送信する前に確認すること
まず最初に確認することがあります。
それは、ファイルサイズの大きな添付ファイルを送る場合には、送信する前に、添付しても良いかどうかを確認するということです。
担当者の環境、回線速度など、場合によっては、他のメールアドレスを指定されることだってありえます。
というのも、人事担当者は常に会社にいるとは限りませんよね。
会社にいれば今はそれほど遅い回線を使っていることはないと思います。
しかし例えば、出張していたり、出先でモバイル環境でネットを受信していることもあります。
他に環境がなくて、電話回線を使って頑張って受信していることもあるかもしれません。
自分が光回線だから相手も光回線だと言うことは言い切れませんよね。
そんな時、回線が遅い状況にいたときに、万が一にも非常に大きなファイルが送られた来たらどうなるでしょうか。
受信にかなりの時間を取られることになってしまいます。
ファイルのサイズにもよりますが、数分、時には十数分も受信に時間がかかってしまいます。
これでは単なる嫌がらせ、仕事の妨害をしているような感じになってしまいます。
いきなりそんな大きなファイルを送ってくるような応募者に、良い印象を持てるはずがありませんね。
メールマナーを知らない人だと思われてしまいます。
ですから、大きなファイルを送信する場合。
その場合には、前もってファイルサイズの大きな添付ファイルを送っても良いかを確認する事が必要です。
さらに、小さなサイズに圧縮するなどの配慮が必要です。
圧縮・解凍ソフトはフリーソフトがたくさんありますので、そちらを利用すると良いでしょう。
一般的なのは、zipファイルなどです。
VISTAで作ったワードがXPで開けない・・・
またもう一点注意したいのは、ウィンドウズビスタ（Vista）で作成したワードファイル、エクセルファイルはXPなどとは現時点では互換性がないことです。
このあたり、ファイルを担当者が読めるかどうかを確認しておくと、相手に対して配慮のある人だという印象を与えられるでしょう。
こういった部分も気を遣っていきたいですね。
vistaで作成したワードの文書は、DOCXファイル、となります。
このファイルの場合、古いバージョンXPなどでは開けません。
それを回避するためには以下のような方法があります。
１．VISTAでワードファイルを作った場合、保存形式を「Word97-2003文書」とする
２．Word/Excel/PowerPoint
2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パックから互換パックをインストールする
これらがあります。
一番良いのは、ファイルの保存形式を過去バージョンでも読み取れることにすることでしょうか。
こういった配慮もあると良いですね。
このように、ファイル添付は、メールマナーがはっきりと見える部分といえます。
ぜひ、ほんの少し注意してみてくださいね。
ところで、送付状の書き方は大丈夫ですか？
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